Pk-yrityksen sopimukset ja vastuut

Sopimusriskien hallinta on osa yrityksen arkipäivää. Riskien tunnistaminen on tärkeää, koska vahingosta voi seurata suuria korvausvaatimuksia. 

Hallitse yrityksesi sopimusriskit

Sopimukset ja sopiminen kuuluvat olennaisesti yritystoimintaan. Asianmukainen sopimus selventää sopimuskumppanien välisiä tehtäviä, oikeuksia ja velvollisuuksia. Huolellinen sopiminen parantaa yhteistyötä ja auttaa välttämään ongelmia.

Riskienhallinnan kannalta ongelma on, etteivät yritykset panosta sopimusten tekemiseen riittävästi eivätkä huomioi tarpeeksi toiminnan muutoksia, uusia tilanteita, vastuita jne. Huonoimmassa tapauksessa sopimuksia ei tehdä lainkaan tai tehdään itselle epäedullisia sopimuksia.

Laadukkaan ja kannattavan yritystoiminnan turvaamiseksi yrityksen on tunnettava ja hallittava sopimuksiin ja vastuisiin liittyvät ongelmat ja riskit. Vastuuvahinko tai sopimusriskin toteutuminen voi aiheuttaa suuria taloudellisia menetyksiä.

Mitä sopimusriskit ovat?

Sopimuksiin liittyvien riskien kenttä on laaja. Sopimusriski voi johtua sopimuksen puuttumisesta tai puutteellisesta sopimisesta. Sopimusriski voi liittyä esim. sopimuksen syntytapaan, sopimuskumppaniin, tarjouksen tekemiseen, yleisiin sopimusehtoihin, sopimussakkoon tai vahingonkorvaukseen.

Sopimusriskien tunnistaminen

Sopimus- ja vastuuriskien hallinta lähtee liikkeelle riskien tunnistamisesta. Tunnistamisessa voidaan käyttää apuna alla olevaa sopimusriskien listausta, josta saa nopeasti karkean kuvan sopimisen ja sopimusten pääasioista. Listaus käsittää kuusi pääotsaketta, joista kukin on jaettu edelleen alaotsakkeisiin.

Sopimusriskien tarkastelu aloitetaan käymällä läpi listauksen osiot ja miettimällä, koskevatko ne omaa yritystä. Lopputuloksena saadaan karkea kuva sopimusten kehittämistarpeista ja mahdollisista ongelmista. Ongelmallisiksi koetut asioita ja niihin liittyviä riskejä voidaan arvioida tarkemmin Pro Riskienhallinta -palvelun valmiilla tarkistuslistoilla ja arviointityökaluilla (katso sivun loppu).

Vinkki! Muistakaa arvioida yksi yleisimmistä ja tärkeimmistä sopimuksista eli työsopimukset! Löydätte siitä lisätietoa Henkilöriskit -osiosta.

Sopimus- ja vastuuriskit

Sopimusehdot

• yleiset sopimusehdot
• yksilölliset sopimusehdot
• toimitusehdot
• sopimuksen kohde
• kauppahinta
• maksuehdot
• toimitusaika

Kauppalain säännöksistä voidaan ja kannattaa sopimusvapauden perusteella poiketa sopimalla. Sopijapuolet voivat näin täsmentää, tarkentaa, rajata tai muokata haluamiaan sopimuskohtia itselleen tarkoituksenmukaisemmiksi. Sopimukset voidaan laatia joko yleisiä tai yksilöllisiä sopimusehtoja käyttäen. Sopimusehdoissa määritellään mm. toimitusehdot, toimitusaika, kaupan kohde, kauppahinta ja maksuehdot. Yksilöllisillä sopimusehdoilla ei kuitenkaan voida ohittaa tai huonontaa pakottavista laeista (esim. kuluttajansuoja-laki tai työehtosopimuslaki) tulevia oikeuksia.

Erilaiset sopimukset

• sopimusten kattavuus
• sopimuskumppanit
• kestosopimukset
• kertaluonteiset sopimukset
• tarjoukset
• esisopimukset
• kirjalliset sopimukset

Yritystoimintaan kuuluu olennaisesti erilaisten sopimusten tekeminen. Tyypillisimpiä ovat päivittäiset osto- ja myyntisopimukset, joiden lisäksi yrityksissä laaditaan jatkuvaluonteisempia kestosopimuksia. Sopimisessa ja sopimisen muodossa on aina huomioita mm. sopimisen tarkoitus, sopimisajan pituus ja sopimuskumppanit.

Vastuut

• vastuutietous
• vastuun rajoittaminen
• vastuuvakuutukset

Omaan yritystoimintaan liittyvät vastuut samoin kuin omien resurssien kannalta kohtuulliset vastuun määrät on tunnettava. Vastuita voidaan kohtuullistaa mm. sopimuksen vastuunrajoitusehdoilla tai jakamalla riskejä mahdollisuuksien mukaan vastuuvakuutuksilla.

Varautuminen ongelmiin

• toimitusvirheet
• toimitusten viivästyminen
• maksuviivästykset
• sopimussakko
• erimielisyydet
• muutokset

Varaudu jo sopimisvaiheessa siihen, ettei kaikki sujuu ongelmattomasti. Ota huomioon virheen ja viivästykset seuraamukset sekä maksuviivästyksen aiheuttamat ongelmat. Varaudu myös riitaisuuksien ratkaisuun ja sovi sopimussakosta.

Sopimusprosessi

• yrityksen sopimus-osaaminen
• sopimusvapaus
• sopimusten syntytavat
• sopimusten tarkastaminen
• asiantuntija-avun käyttö
• sopimuksen päättäminen

Sopimusvapauden perusteella yrityksessä voidaan päättää, missä muodossa sopimuksia laaditaan. Kirjallinen sopimus on aina paras vaihtoehto! Laadukkaan sopimiskäytännön turvaamiseksi yrityksen sopimusosaamiseen kannattaa panostaa. Sopimusten keskeiset kohdat on syytä tarkastaa ja tarvittaessa kannattaa käyttää asiantuntija-apua.

Sopimusten tulkinta

• pakottavat lait
• yksilölliset sopimusehdot
• yleiset sopimusehdot
• tarjousasiakirjat
• kauppatapa
• tahdonvaltaiset lait

Pakolliset lait ovat sopimusten tulkinnassa aina ensisijalla. Muissa tapauksissa perustana on sopimusvapaus, eli sopijoiden oikeudet, velvollisuudet, tehtävät jne. tulkitaan sopimuksen mukaan. Jos sopimusta ei ole tehty tai se vaatii täsmennystä, tulkinnassa auttavat mm. tarjousasiakirjat, kauppatapa ja tahdonvaltaiset lait.

EU:n tietosuoja-asetus GDPR ja sopimukset: sopimusmaailmassa tietosuojan sisäänrakentaminen edellyttää, että kaikissa sopimuksissa, joihin liittyy jollain tapaa henkilötietojen käsittelyä, on asiasta sovittava erikseen. Henkilötiedoista tulleekin oma sopimusten vakio-osionsa samaan tapaan kuin vaikkapa salassapitosopimuksista tai sopimussakoista monilla aloilla.

Vastuun rajoittaminen

Pk-yritysten on hallittava vastuitaan kaikin keinoin. Muista, että vastuun rajoittaminen on mahdollista ja sopimusehdoista kannattaa neuvotella. Esittelemme keskeiset vaikutusmahdollisuudet.

Vaikuta sopimusehtoihin 

Pk-yrityksen sopimus- ja kauppakumppanit ovat usein sitä itseään suurempia. Suuret yritykset voivat helposti esim. vaihtaa toimittajaa, joten pienyritykset saattavat liian helposti sitoutua suurempien vaatimuksiin turvatakseen kaupan käynnin sujuvuuden. Pk-yrityksellä on kuitenkin oikeus vaikuttaa tekemiensä sopimusten sisältöön ja ehtoihin. Sopimisen tarkoituksena tulisi aina olla riskien tasapuolisuus ja taloudellinen tasapaino osapuolten välillä. Käytä aina kun mahdollista omaa vastuutasi kohtuullistavia vastuunrajoitusehtoja!

Keskeiset vaikutusmahdollisuudet

• Älä koskaan sitoudu kohtuuttomiin ehtoihin. Pieni yritys saattaa joutua toimimaan isomman ehdoilla. Älä kuitenkaan koskaan sitoudu kohtuuttomiin ehtoihin ja vastuisiin vain kaupankäynnin sujuvuuden helpottamiseksi. Pienelläkin yrityksellä on oikeus ehdottaa vastuuta kohtuullistavien sopimusehtojen käyttöä.
• Selvitä vastuunrajoitusehtojen sisältö aina tarkkaan, eli mitä haluat vastuunrajoituksella ilmaista ja mitä vastuuta rajoittaa. Ehtolausekkeessa voidaan esimerkiksi määritellä mahdolliselle korvaukselle yksilöity enimmäismäärä.
• Varmista, että korvaus on järkevässä suhteessa kauppahintaan. Korvausmäärä, johon olet sitoutunut ei saa ylittää maksukykyäsi ja määrän on oltava oikeassa suhteessa kaupan kohteena olevan tuotteen tai palvelun hintaan.
• Varmista, että sopimuksen vastuut ja velvoitteet ovat tasapainossa. Sopimuksen tarkoituksena on varmistaa tasapuoliset oikeudet ja velvoitteet sopijapuolten kesken. Kohtuullisuusperiaatteen mukaan vastuut eivät saisi ylittää kaupasta saatavaa hyötyä. Jos esim. alihankkijan kaupasta saama taloudellinen hyöty on pieni, ei hänen vastuunsakaan saisi olla tätä suurempi.
• Liitä vastuunrajoituslausekkeet selkeästi ja pätevästi sopimuksiin. Paras tapa on sekä mainita ehdot sopimustekstissä että oheistaa vastuunrajoitusehdot sopimuksen liitteeksi.
• Ota huomioon mahdolliset lain rajoitukset. Joskus vastuuta ei voida rajoittaa vastuunrajoitusehdoilla laista johtuen. Esim. kuluttajansuojalain pakottavista säännöksistä ei voida millään ehdoilla ja rajoituksilla  poiketa.
• Tarkista, ettei kyseessä ole yllättävä tai ankara ehto, koska sitä tulkitaan ristiriitatapauksissa aina laatijan vahingoksi. Jos omissa sopimuksissasi on ankaria ehtolausekkeita, tiedota tästä riittävän selkeästi vastapuolelle. Varmista, että molemmat osapuolet ymmärtävät ehdon samoin. Älä epäröi pyytää sopimuskumppaniltasi lisätietoja tai uutta sopimusneuvottelua.
• Huomioi ehtojen rajoitukset. Vastuunrajoitusehdolla ei koskaan voi vapautua kaikesta vastuusta. Ehdot eivät pelasta, jos kyse on esim. tahallisesta tai törkeästä tuottamuksesta.
• Muista, että vastuunrajoituslausekkeet eivät sido ulkopuolista vahingonkärsinyttä. Tuotevastuun perusteella ulkopuolinen vahingonkärsijä voi vaatia korvausta joko lopputuotteen tai komponentin valmistajalta vastuunrajoituslausekkeista huolimatta. Vastuun lopullinen jakaminen jää sopimuskumppanien kesken soviteltavaksi.
• Tarkista, onko myyjän vastuuta välillisistä vahingoista rajoitettu. Määrittele myyjän vastuu vahingoista selkeästi. Välilliset vahingot kannattaa sopimuksella rajata pois yrityksen vastuulta.
• Huomaa, ettei vastuuvakuutus veny riskin mukana. Huomaa, että jos sitoudut lain mukaista vastuuta suurempaan vastuuseen, vakuutuksesta ei tätä ylimenevää osaa kateta.

Vinkki! Sopimusriskejä voidaan käydä yrityksessä läpi kokonaisuutena tai pienemmissä osissa, aihekokonaisuus kerrallaan. Ne teemat, joita ei koeta ongelmallisiksi, voidaan sivuuttaa tai käsitellä myöhemmin. Käsittelyjärjestys on luonnollisesti vapaa, mutta tarkastelu on syytä aloittaa vakavista ja ajankohtaisista riskialueista.

Lähde: PK-RH Riskienhallinta -materiaali

Pro Riskienhallinta

Pro Riskienhallinta -palvelumme avulla pystytte tunnistamaan sopimus- ja vastuuongelmia, arvioimaan niiden vakavuutta ja seurauksia sekä miettimään asianmukaisia hallintatoimenpiteitä.

Voitte arvioida mm. seuraavia sopimusriskejä:

• yleinen sopimus- ja vastuuriskien kartoitus ja arviointi sopimus- ja vastuuriskit -kohdan listauksen mukaisesti
• yleiset sopimusehdot
• kauppahinta
• maksuehdot
• sopimuksen kohteen yksilöinti
• sopimussakko
• tarjous
• toimitusaika
• toimitusehdot
• elinkeinonharjoittajan vastuut